Cara membuat invoice sebenarnya sederhana: tulis siapa yang menagih, siapa yang ditagih, apa yang dijual, berapa totalnya, dan kapan harus dibayar. Invoice adalah dokumen penagihan yang menjelaskan transaksi barang atau jasa. Dengan invoice yang rapi, klien tahu persis apa yang mereka bayar. Panduan cara membuat invoice ini untuk pemilik UMKM dan freelancer pemula. Di dalamnya ada komponen wajib, langkah di Excel dan HP, contoh invoice fiktif, serta cara menomori dan menagih.
Dicek 14 November 2026. Artikel ini informasi umum, bukan nasihat pajak. Untuk kasus usaha Anda, konsultasikan dengan KPP atau konsultan pajak.
Cara membuat invoice: beda invoice, faktur pajak, dan kwitansi
Tiga dokumen ini sering tertukar. Padahal fungsinya berbeda, jadi kenali dulu sebelum mulai.
- Invoice adalah permintaan pembayaran. Penjual menerbitkannya saat transaksi sudah terjadi, tetapi uangnya belum masuk.
- Kwitansi adalah bukti pembayaran. Penjual memberikannya setelah pembeli membayar.
- Faktur pajak adalah dokumen perpajakan. Menurut situs Direktorat Jenderal Pajak, faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang menyerahkan barang atau jasa kena pajak.
Jadi, invoice biasa tidak otomatis menjadi faktur pajak. Kalau usaha Anda belum berstatus PKP, Anda cukup membuat invoice. Sebaliknya, PKP yang menyerahkan barang atau jasa kena pajak wajib memungut PPN dan membuat faktur pajak. Penjelasan resminya ada di halaman faktur pajak DJP.
Komponen yang wajib ada di invoice tagihan
Langkah pertama dalam cara membuat invoice adalah memahami isinya. Invoice tagihan yang baik memuat informasi lengkap. Dengan begitu, klien tidak perlu bertanya ulang sebelum membayar. Berikut komponen utamanya.
- Judul “INVOICE” di bagian atas, supaya jelas jenis dokumennya.
- Nomor invoice yang unik dan berurutan.
- Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo.
- Data penjual: nama usaha atau nama Anda, alamat, kontak, dan NPWP jika ada.
- Data pembeli: nama, alamat, dan kontak. Untuk transaksi antarbisnis, tambahkan NPWP jika klien memintanya.
- Rincian barang atau jasa: deskripsi, jumlah, satuan, dan harga satuan.
- Subtotal dan diskon bila ada.
- Pajak bila usaha Anda memang memungutnya.
- Total yang harus dibayar.
- Metode pembayaran dan syarat, misalnya denda keterlambatan atau uang muka.
Daftar ini selaras dengan panduan OnlinePajak dan Jurnal. Perbedaannya hanya pada urutan dan kelengkapan. Misalnya, Jurnal mencatat bahwa tidak semua invoice memakai nomor, tetapi menyarankannya agar mudah diarsipkan. Karena itu, tetap cantumkan nomornya.
Langkah-langkah cara membuat invoice dari awal
Pilih alat apa pun yang Anda nyaman pakai. Urutan langkahnya sama.
- Siapkan data usaha. Tulis nama, alamat, kontak, dan logo bila ada. Simpan sebagai templat agar tidak mengetik ulang.
- Tentukan nomor invoice. Pakai pola tetap. Contohnya
INV/2026/11/001. - Isi tanggal terbit dan jatuh tempo. Jatuh tempo umumnya 7, 14, atau 30 hari setelah tanggal invoice, menurut OnlinePajak. Anda bebas memilih, asalkan sudah sepakat dengan klien.
- Masukkan data pembeli. Cocokkan nama dan alamat dengan yang klien berikan.
- Rinci barang atau jasa. Tulis deskripsi yang jelas, jumlah, dan harga satuan. Jangan hanya menulis “jasa desain”.
- Hitung subtotal, diskon, pajak, dan total. Periksa angkanya dua kali.
- Tulis cara bayar. Cantumkan nama bank dan nomor rekening usaha Anda sendiri, serta syarat pembayaran.
- Simpan sebagai PDF, lalu kirim. PDF sulit berubah dan mudah diarsipkan.
Jurnal menyarankan agar isi invoice sesuai dengan barang yang sudah dikirim dan diterima pelanggan. Cara ini mengurangi risiko tagihan dipertanyakan. Selain itu, sepakati termin pembayaran sejak awal, terutama dengan klien freelance. Untuk proyek jasa, termin itu bisa Anda tulis di penawaran jasa sebelum pekerjaan dimulai.
Cara membuat invoice di Excel atau Google Sheets
Bagi pemula, spreadsheet adalah pilihan paling murah dan fleksibel. Anda cukup membuat satu lembar kerja, lalu menyalinnya setiap kali ada transaksi baru.
- Di bagian atas, tulis judul, nomor invoice, tanggal, dan data kedua pihak.
- Buat tabel dengan kolom Deskripsi, Qty, Harga Satuan, Total.
- Pada kolom Total, ketik rumus perkalian. Misalnya
=C2*D2, lalu salin ke baris di bawahnya. - Di bawah tabel, hitung subtotal dengan
=SUM(E2:E10). - Tambahkan baris diskon dan pajak jika perlu, lalu jumlahkan menjadi total akhir.
- Pilih menu ekspor atau unduh sebagai PDF.
Tips kecil: kunci sel rumus agar tidak terhapus tidak sengaja. Selain itu, gandakan file untuk setiap invoice baru, lalu ganti nomornya. Google Sheets punya keunggulan karena Anda bisa membukanya dari perangkat mana pun. Microsoft Word juga bisa dipakai, tetapi tidak menghitung otomatis seperti spreadsheet.
Cara membuat invoice di HP
Banyak pelaku usaha kecil bekerja langsung dari ponsel. Kabar baiknya, invoice di HP tetap bisa rapi. Ada tiga jalur netral yang bisa Anda coba.
- Aplikasi spreadsheet. Buka templat Excel atau Google Sheets di aplikasinya, isi data, lalu bagikan sebagai PDF.
- Aplikasi pembuat invoice atau kasir. Banyak aplikasi menawarkan templat siap pakai. Bandingkan fitur dan biayanya sendiri, lalu pilih yang sesuai skala usaha.
- Aplikasi desain atau dokumen. Cocok jika Anda ingin tampilan khusus. Namun, perhitungan harus Anda cek manual.
Apa pun alatnya, cara membuat invoice selalu ditutup dengan tiga pemeriksaan sebelum mengirim. Pertama, nomor invoice tidak kembar. Kedua, total sudah benar. Ketiga, nama klien tidak salah ketik. Setelah itu, kirim PDF lewat WhatsApp atau email, lalu simpan salinannya.
Contoh invoice di tabel (contoh fiktif)
Berikut contoh invoice jasa sederhana. Seluruh nama dan angka adalah contoh fiktif untuk latihan, bukan transaksi nyata.
INVOICE
No. invoice: INV/2026/11/001
Tanggal: 14 November 2026
Jatuh tempo: 28 November 2026
Dari: Studio Contoh Kreatif (contoh fiktif)
Kepada: Toko Klien Contoh (contoh fiktif)
| No | Deskripsi | Qty | Harga satuan | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Desain logo (1 paket) | 1 | Rp1.200.000 | Rp1.200.000 |
| 2 | Revisi tambahan | 2 | Rp150.000 | Rp300.000 |
| 3 | Cetak stiker logo | 50 | Rp4.000 | Rp200.000 |
| Subtotal | Rp1.700.000 | |||
| Diskon pelanggan baru | -Rp100.000 | |||
| Pajak | Tidak dikenakan (contoh non-PKP) | |||
| Total tagihan | Rp1.600.000 | |||
Di bawah tabel, tulis metode pembayaran, misalnya “Transfer bank ke rekening usaha (isi data rekening Anda)”. Tambahkan juga syarat, seperti “Pembayaran paling lambat tanggal jatuh tempo”. Kalau Anda menjual barang, hitung dulu modalnya lewat cara menghitung HPP. Lalu tentukan harganya dengan cara menentukan harga jual produk. Dengan begitu, angka di invoice sudah menutup biaya.
Bea meterai dan pajak pada invoice
Bagian ini sering membingungkan, jadi baca pelan-pelan. Invoice murni berfungsi menagih. Bea meterai lebih relevan untuk dokumen yang menyatakan jumlah uang, terutama yang menyebut penerimaan uang atau pengakuan utang sudah lunas.
Menurut halaman bea meterai DJP, tarifnya Rp10.000. Dokumen yang menyatakan jumlah uang dikenai bea meterai bila nilainya lebih dari Rp5.000.000 dan memuat penerimaan uang atau pengakuan utang lunas. Karena itu, kwitansi atau bukti terima di atas batas tersebut perlu Anda perhatikan. Halaman yang sama juga mengecualikan beberapa dokumen. Contohnya kuitansi pajak dan penerimaan lain dari kas negara, kas pemerintah daerah, atau bank. Tanda terima untuk keperluan internal organisasi juga dikecualikan.
Soal pajak, ingat perbedaan invoice dan faktur pajak di awal artikel. Jika Anda PKP, faktur pajak wajib dibuat dalam bentuk elektronik (e-Faktur) sesuai halaman DJP di atas. Jika belum PKP, jangan mencantumkan PPN di invoice seolah-olah Anda memungutnya. Aturan bisa berubah. Karena itu, cek ke KPP atau konsultan pajak sebelum menetapkan baris pajak di invoice Anda.
Cara menomori dan menagih invoice
Pola penomoran yang mudah dilacak
Penomoran yang konsisten menghemat waktu saat Anda mencari arsip. Gunakan pola tetap dan urut. Contohnya INV/2026/11/001: kode dokumen, tahun, bulan, lalu nomor urut. Jangan pernah memakai nomor yang sama untuk dua invoice. Jika ada invoice yang batal, tandai sebagai batal, jangan hapus nomornya. Jurnal juga menyarankan nomor urut agar tidak ada nomor ganda.
Cara menagih tanpa canggung
Invoice yang sudah terkirim belum tentu terbayar. Karena itu, siapkan alur tagih yang sopan dan jelas.
- Kirim saat transaksi selesai. Jangan menunda berhari-hari.
- Konfirmasi penerimaan. Tanyakan apakah klien sudah menerima PDF-nya.
- Ingatkan sebelum jatuh tempo. Pesan singkat sehari atau dua hari sebelumnya sudah cukup.
- Tindak lanjut setelah jatuh tempo. Tulis dengan nada netral, sebutkan nomor invoice dan nominalnya.
- Kirim kwitansi setelah lunas. Dokumen ini menutup transaksi.
Selain itu, catat status tiap invoice: belum dibayar, sebagian, atau lunas. Catatan ini nanti memudahkan Anda menyusun laporan keuangan UMKM, terutama bagian piutang.
Kesalahan umum saat membuat invoice
Saat mempraktikkan cara membuat invoice, beberapa kesalahan berikut paling sering muncul.
- Tidak ada nomor atau nomor kembar. Akibatnya, arsip sulit dilacak.
- Tanggal jatuh tempo kosong. Klien jadi tidak punya batas bayar yang jelas.
- Deskripsi terlalu singkat. Klien bertanya-tanya dan menunda pembayaran.
- Salah hitung. Satu angka keliru bisa memicu sengketa kecil yang menghabiskan waktu.
- Mencantumkan pajak tanpa dasar. Pastikan status pajak usaha Anda jelas dulu.
- Data klien salah. Nama atau alamat yang keliru bisa menyulitkan pembukuan klien.
- Tidak menyimpan arsip. Simpan PDF dan catatan pendukung, seperti kontrak atau bukti kerja.
Kesalahan terakhir sering terjadi pada pemula. Padahal, arsip yang rapi menjadi bukti kuat jika klien mempertanyakan tagihan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah invoice wajib memakai meterai?
Tidak otomatis. Menurut halaman DJP, bea meterai dikenakan pada dokumen yang menyatakan jumlah uang di atas batas tertentu dan memuat penerimaan uang atau pengakuan utang lunas. Invoice yang hanya menagih berbeda dengan dokumen seperti itu. Jika ragu, tanyakan ke KPP.
Apakah freelancer harus punya NPWP untuk membuat invoice?
Untuk sekadar menagih, Anda bisa membuat invoice tanpa mencantumkan NPWP. Namun, klien berbentuk perusahaan sering meminta NPWP untuk keperluan pembukuan mereka. Tanyakan kebutuhan klien sejak awal.
Apa bedanya invoice dan faktur penjualan?
Beberapa sumber memakai kata “faktur” sebagai istilah lain untuk invoice. Jangan campur dengan faktur pajak. Faktur pajak adalah dokumen perpajakan milik PKP, sedangkan invoice adalah dokumen penagihan.
Berapa lama jatuh tempo yang wajar?
Tidak ada angka tunggal. Umumnya orang memakai 7, 14, atau 30 hari. Pilih sesuai kesepakatan dan kondisi arus kas Anda, lalu tulis jelas di invoice.
Mulai dari satu templat
Cara membuat invoice yang rapi tidak menunggu usaha Anda besar. Buat satu templat di Excel atau Google Sheets hari ini, isi dengan data usaha Anda, lalu pakai untuk transaksi berikutnya. Setelah terbiasa, perbaiki bagian yang sering memancing pertanyaan klien.
