Artikel ini memberi contoh pembukuan sederhana yang bisa Anda tiru hari ini: satu buku kas, satu tabel, dan alur harian yang singkat. Anda tidak perlu aplikasi mahal. Buku tulis dan pulpen sudah cukup untuk memulai.
Sebelum masuk ke tabel, kita lihat dulu alasan, aturan dasar, dan fungsi tiap buku. Setelah itu, Anda bisa langsung menyalin format di bawah ke buku Anda sendiri. Pembahasan di sini fokus pada buku kas dan alur harian, bukan pada laporan keuangan.
Mengapa usaha kecil tetap perlu pembukuan sederhana
Pembukuan sederhana membantu Anda melihat ke mana uang pergi. Tanpa catatan, omzet terasa besar, tetapi kas selalu menipis. Dengan catatan, Anda tahu persis berapa uang masuk, berapa keluar, dan berapa sisanya.
Selain itu, catatan rapi memudahkan Anda mengambil keputusan. Misalnya, Anda bisa menilai apakah harga jual sudah menutup biaya. Untuk hitungannya, baca juga cara menentukan harga jual produk.
Ada juga alasan hukum. Bagian berikut menjelaskannya secara singkat.
Aturan dasar: pembukuan dan pencatatan
Pasal 28 ayat (1) UU KUP mewajibkan dua kelompok menyelenggarakan pembukuan. Kelompok pertama adalah wajib pajak orang pribadi pelaku usaha atau pekerjaan bebas. Kelompok kedua adalah wajib pajak badan. Pasal 28 ayat (12) menjadi dasar pengaturan lebih lanjut soal pencatatan melalui peraturan menteri keuangan.
Aturan pelaksananya kini ada di PMK 81/2024. Peraturan ini mencabut dan menggantikan PMK 54/2021. Menurut Pasal 448 ayat (2), tiga pihak boleh tidak membuat pembukuan, tetapi tetap wajib melakukan pencatatan:
- Wajib pajak orang pribadi pengguna NPPN yang menjalankan usaha atau pekerjaan bebas. Peredaran brutonya kurang dari Rp4,8 miliar dalam satu tahun pajak. Penggunaan NPPN wajib diberitahukan ke Direktur Jenderal Pajak paling lambat tiga bulan pertama tahun pajak.
- Wajib pajak orang pribadi yang tidak menjalankan usaha atau pekerjaan bebas.
- Wajib pajak orang pribadi yang memenuhi kriteria tertentu. Ia menjalankan usaha atau pekerjaan bebas, dan seluruh peredaran brutonya dikenai PPh final dan/atau bukan objek pajak. Jumlahnya tidak lebih dari Rp4,8 miliar dalam satu tahun pajak.
Ringkasan aturan ini juga tersedia di berita DDTCNews tentang tiga pihak yang boleh tidak membuat pembukuan.
Isi pencatatan diatur dalam Pasal 453 dan berbeda untuk tiap pihak, misalnya peredaran bruto atau penghasilan bruto. Ketiga pihak juga wajib mencatat harta dan kewajiban (Pasal 453 ayat (3)). Punya lebih dari satu jenis atau tempat usaha? Catatan harus jelas menunjukkan peredaran bruto masing-masing.
Jadi, baik wajib membuat pembukuan maupun hanya pencatatan, kebiasaan mencatat tetap Anda perlukan. Untuk perhitungan pajaknya, lihat cara menghitung pajak UMKM.
Contoh pembukuan sederhana: buku kas harian
Buku kas adalah fondasi semua catatan lain. Isinya hanya uang yang masuk dan keluar, urut berdasarkan tanggal. Kolom yang biasa orang gunakan adalah nomor, tanggal, keterangan, masuk, keluar, dan saldo berjalan.
Tabel berikut adalah contoh ilustrasi. Angkanya rekaan untuk belajar, bukan data nyata dari usaha mana pun.
| No | Tanggal | Keterangan | Masuk | Keluar | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 Mar | Saldo awal | – | – | 500.000 |
| 2 | 1 Mar | Penjualan tunai | 350.000 | – | 850.000 |
| 3 | 1 Mar | Beli bahan baku | – | 200.000 | 650.000 |
| 4 | 2 Mar | Penjualan tunai | 420.000 | – | 1.070.000 |
| 5 | 2 Mar | Ongkos kirim | – | 45.000 | 1.025.000 |
| 6 | 3 Mar | Penjualan tunai | 380.000 | – | 1.405.000 |
| 7 | 3 Mar | Beli kemasan | – | 75.000 | 1.330.000 |
| 8 | 4 Mar | Pelanggan membayar utangnya | 150.000 | – | 1.480.000 |
| 9 | 4 Mar | Bayar listrik | – | 120.000 | 1.360.000 |
| Total | 1.300.000 | 440.000 | 1.360.000 | ||
Fungsi tiap kolom
Setiap kolom punya tugas sendiri, jadi jangan lewatkan satu pun.
- Nomor: memudahkan Anda mencari baris tertentu saat ada selisih.
- Tanggal: menunjukkan kapan transaksi terjadi.
- Keterangan: menjelaskan sumber uang masuk atau tujuan uang keluar. Tulis singkat, tetapi jelas.
- Masuk dan keluar: memisahkan dua arah arus uang, sehingga Anda tidak perlu menebak tanda plus atau minus.
- Saldo: menampilkan sisa uang setelah tiap transaksi.
Cara menghitung saldo berjalan
Rumusnya sederhana: saldo baru = saldo sebelumnya + masuk − keluar. Pada baris 2, saldo awal Rp500.000 plus Rp350.000 menjadi Rp850.000. Pada baris 3, Rp850.000 minus Rp200.000 menjadi Rp650.000.
Lalu cek hasil akhirnya. Saldo awal Rp500.000 plus total masuk Rp1.300.000 minus total keluar Rp440.000 menghasilkan Rp1.360.000. Angka itu harus sama dengan saldo baris terakhir. Jika berbeda, ada baris yang salah hitung atau terlewat.
Cocokkan dengan uang yang ada
Setiap akhir hari, hitung uang tunai di laci atau saldo rekening usaha. Bandingkan dengan saldo di buku kas. Telusuri selisih sekecil apa pun hari itu juga, sebab Anda lebih mudah menemukan kesalahan selagi ingatan masih segar.
Buku pendukung: stok, piutang, dan utang
Buku kas saja belum cukup bila Anda menjual barang atau memberi tempo bayar. Karena itu, tambahkan beberapa buku pendukung yang biasa orang gunakan:
- Buku stok: stok awal, barang masuk, barang keluar, dan stok akhir.
- Buku piutang: daftar pelanggan yang belum membayar, jumlahnya, dan tanggal jatuh tempo.
- Buku utang: daftar kewajiban Anda ke pemasok, lengkap dengan jumlah dan tanggalnya.
- Buku inventaris: daftar peralatan usaha, misalnya mesin, rak, atau etalase.
Berikut contoh ilustrasi buku stok. Sekali lagi, angkanya rekaan untuk belajar.
| Barang | Satuan | Stok awal | Masuk | Keluar | Stok akhir |
|---|---|---|---|---|---|
| Tepung | kg | 20 | 50 | 35 | 35 |
| Gula | kg | 10 | 20 | 18 | 12 |
| Minyak goreng | liter | 8 | 12 | 14 | 6 |
| Kemasan | pcs | 100 | 200 | 150 | 150 |
Rumus stok akhir mirip dengan saldo kas: stok awal + masuk − keluar. Pada baris tepung, 20 + 50 − 35 = 35 kg.
Alur harian lima langkah
Kebiasaan lebih penting daripada alat. Lima langkah ini menjadi kerangka contoh pembukuan sederhana yang bisa Anda jalankan sehari-hari.
- Catat pemasukan harian. Tulis setiap penjualan, tunai maupun transfer, pada hari yang sama.
- Catat pengeluaran beserta buktinya. Simpan nota atau struk, lalu tulis nominalnya di buku kas.
- Perbarui stok. Tambahkan barang yang baru datang dan kurangi barang yang terjual atau terpakai.
- Catat utang dan piutang. Tulis penjualan yang belum dibayar dan tagihan pemasok yang belum Anda lunasi.
- Hitung selisih secara berkala. Setiap minggu atau bulan, bandingkan total masuk dan total keluar untuk melihat untung atau rugi.
Jangan menunggu akhir bulan untuk mengisi semuanya. Catatan yang menumpuk membuat Anda lupa detail dan malas melanjutkan.
Kesalahan umum dalam pembukuan usaha kecil
Sebagian besar masalah pembukuan sederhana muncul dari kebiasaan, bukan dari rumus yang rumit. Waspadai enam hal berikut:
- Mencampur uang pribadi dan usaha. Akibatnya, Anda sulit tahu usaha untung atau rugi. Pisahkan dompet, atau lebih baik rekening.
- Tidak mencatat setiap hari. Transaksi kecil mudah terlupa, padahal jumlahnya bisa besar.
- Tidak menyimpan bukti transaksi. Tanpa nota atau struk, Anda sulit membuktikan angka di buku.
- Tidak mencatat utang dan piutang. Uang yang belum Anda terima terasa seperti sudah ada, lalu kas mendadak kosong.
- Menganggap pembukuan tidak perlu untuk usaha kecil. Justru usaha dengan modal terbatas paling butuh pantauan arus kas.
- Tidak mencocokkan buku dengan uang nyata. Selisih kecil yang Anda biarkan bisa menumpuk dan makin sulit ditelusuri.
Contoh pembukuan sederhana untuk rekap akhir periode
Dalam contoh pembukuan sederhana ini, rekap akhir periode cukup mudah. Anda hanya menjumlahkan kolom masuk dan keluar. Pada tabel ilustrasi tadi, total masuk Rp1.300.000 dan total keluar Rp440.000. Selisihnya Rp860.000, sehingga saldo naik dari Rp500.000 menjadi Rp1.360.000.
Namun, ingat bahwa selisih kas belum sama dengan laba. Uang masuk dari pelanggan yang melunasi utang, misalnya, bukan penjualan baru. Karena itu, pisahkan keterangan setiap transaksi agar Anda bisa menyaring mana penjualan dan mana pelunasan piutang.
Setelah rekap selesai, tulis tiga angka di halaman terakhir: saldo awal, total masuk, dan total keluar. Lalu mulai periode berikutnya dengan saldo akhir sebagai saldo awal. Cara ini menjaga catatan Anda tetap bersambung tanpa celah.
Menyesuaikan format dengan jenis usaha
Format di atas bisa Anda ubah sesuai kebutuhan. Pedagang makanan mungkin butuh buku stok bahan yang rinci. Pelaku usaha jasa lebih butuh buku piutang untuk memantau tagihan. Penjual online sebaiknya menambah kolom untuk membedakan penjualan tunai dan transfer.
Mulailah dari yang paling sederhana. Tambahkan kolom atau buku baru hanya ketika Anda benar-benar membutuhkannya. Catatan yang terlalu rumit justru cepat Anda tinggalkan.
Satu hal tetap sama untuk semua jenis usaha: pisahkan keuangan pribadi dan usaha. Tanpa pemisahan itu, buku kas serapi apa pun akan menyesatkan.
Beda buku kas dan laporan keuangan
Buku kas adalah catatan harian. Laporan keuangan, seperti laporan laba rugi dan neraca, merupakan ringkasan yang Anda susun dari catatan itu. Jadi, buku kas yang rapi akan memudahkan Anda menyusun laporan nanti.
Artikel ini sengaja berhenti di tingkat catatan. Untuk komponen laporan dan cara membuatnya, lanjutkan ke Laporan Keuangan UMKM: komponen wajib dan cara membuatnya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah buku kas cukup untuk usaha kecil?
Untuk tahap awal, contoh pembukuan sederhana berupa buku kas sudah memberi gambaran uang masuk dan keluar. Namun, jika Anda menyimpan barang dagangan atau memberi tempo bayar, tambahkan buku stok serta buku piutang dan utang.
Lebih baik tulis tangan atau pakai aplikasi?
Keduanya bisa. Pilih yang paling mungkin Anda jalankan setiap hari. Buku tulis atau lembar kerja digital sama-sama bekerja bila Anda disiplin mengisinya.
Apakah usaha kecil wajib membuat pembukuan?
Itu tergantung status wajib pajak Anda. Pasal 28 UU KUP mewajibkan pembukuan bagi orang pribadi pelaku usaha dan badan. Namun, tiga pihak tertentu boleh tidak membuat pembukuan, asalkan tetap melakukan pencatatan. Bila ragu, tanyakan ke kantor pajak atau konsultan pajak.
Catatan: artikel ini berisi informasi umum, bukan nasihat pajak atau akuntansi profesional. Angka dalam tabel hanya contoh ilustrasi. Untuk kondisi usaha Anda, konsultasikan dengan akuntan atau konsultan pajak.
