Apa pun alasan Anda berhenti bekerja, surat resign tetap perlu rapi dan jelas. Artikel ini memuat contoh surat pengunduran diri yang bisa langsung Anda salin: versi sederhana, versi tulis tangan, dan versi email. Setelah itu, kami jelaskan aturan mainnya, mulai dari masa pemberitahuan sampai hal yang sebaiknya tidak Anda tulis.
Semua contoh memakai placeholder seperti [Nama], [Jabatan], dan [Tanggal]. Ganti sendiri sesuai kondisi Anda. Selain itu, cek perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, karena aturan internal bisa berbeda.
Struktur Contoh Surat Pengunduran Diri yang Baik
Contoh surat pengunduran diri yang baik tidak perlu panjang. Namun, ada beberapa bagian yang sebaiknya selalu ada. Dengan begitu, HRD langsung paham maksud Anda dan bisa memprosesnya tanpa bertanya ulang.
- Tempat dan tanggal: kota dan tanggal penulisan surat.
- Tujuan surat: nama atasan atau HRD, jabatan, dan nama perusahaan.
- Perihal: cukup tulis “Pengunduran Diri”.
- Salam pembuka: misalnya “Dengan hormat,”.
- Isi inti: identitas singkat (nama, jabatan), pernyataan mengundurkan diri, dan tanggal efektif.
- Ucapan terima kasih: satu atau dua kalimat yang tulus.
- Kesediaan serah terima: pernyataan bahwa Anda tetap bekerja sampai hari terakhir.
- Penutup dan tanda tangan: nama lengkap, tanda tangan, dan kontak.
Karena itu, hindari paragraf panjang. Satu halaman sudah cukup.
Contoh Surat Pengunduran Diri Sederhana (Formal Singkat)
Template contoh surat pengunduran diri berikut cocok untuk sebagian besar kantor. Nadanya formal, tetapi tidak kaku. Anda bisa mencetaknya lalu menandatangani di atas materai bila perusahaan meminta.
[Kota], [Tanggal]
Kepada Yth.
[Nama Atasan/HRD]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
di tempatPerihal: Pengunduran Diri
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama]
Jabatan: [Jabatan]
Divisi/Departemen: [Divisi]Dengan surat ini, saya mengajukan pengunduran diri dari posisi saya di [Nama Perusahaan]. Hari kerja terakhir saya adalah [Tanggal Efektif].
Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang saya dapat selama bekerja di sini. Selama masa pemberitahuan, saya akan menyelesaikan tugas yang berjalan dan membantu proses serah terima pekerjaan.
Demikian surat ini saya sampaikan. Mohon maaf bila ada kekurangan selama saya bekerja.
Hormat saya,
[Tanda tangan]
[Nama]
Perhatikan bahwa surat ini tidak memuat alasan panjang. Kalau perusahaan ingin tahu, Anda bisa menjelaskannya saat bicara langsung.
Contoh Surat Pengunduran Diri Tulis Tangan
Sebagian perusahaan masih meminta surat pengunduran diri tulis tangan. Namun, aturan yang kami rujuk hanya mensyaratkan permohonan tertulis, tanpa menentukan apakah harus tulis tangan atau cetak. Tanyakan dulu ke HRD, lalu ikuti kebijakan perusahaan.
Berikut tips menulis contoh surat pengunduran diri tulis tangan:
- Pakai kertas HVS polos atau kertas bergaris yang rapi.
- Tulis dengan pulpen hitam atau biru tua. Jangan pakai pensil.
- Tulis jelas dan tanpa coretan. Kalau salah, ulangi dari awal.
- Bubuhkan tanda tangan di atas nama terang. Tambahkan materai hanya bila diminta.
- Simpan salinan foto atau fotokopi untuk arsip pribadi.
Isi contoh surat pengunduran diri tulis tangan boleh lebih pendek dari versi cetak, seperti berikut.
[Kota], [Tanggal]
Kepada Yth. [Nama Atasan/HRD]
[Nama Perusahaan]Dengan hormat,
Saya, [Nama], jabatan [Jabatan], dengan ini menyatakan mengundurkan diri atas kemauan sendiri. Hari terakhir saya bekerja adalah [Tanggal Efektif].
Terima kasih atas bimbingan dan kesempatan yang diberikan. Saya bersedia menyelesaikan tanggung jawab dan serah terima pekerjaan sampai hari terakhir.
Hormat saya,
[Tanda tangan]
[Nama]
Contoh Surat Pengunduran Diri via Email
Banyak kantor kini menerima surat resign lewat email, apalagi untuk tim yang bekerja jarak jauh. Walau begitu, tetap pastikan perusahaan menganggap email tersebut sah. Bila ragu, kirim email dan serahkan juga surat cetak.
Untuk subjek email, tulis jelas dan to the point, misalnya: Pengunduran Diri – [Nama] – [Jabatan]. Kirim ke atasan langsung, lalu tembuskan (cc) ke HRD.
Subjek: Pengunduran Diri – [Nama] – [Jabatan]
Yth. [Nama Atasan],
Melalui email ini, saya menyampaikan pengunduran diri dari posisi [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Hari kerja terakhir saya adalah [Tanggal Efektif].
Terima kasih atas kepercayaan dan kesempatan belajar selama ini. Saya akan menyelesaikan pekerjaan yang berjalan dan menyusun dokumen serah terima agar transisi berjalan lancar.
Surat pengunduran diri resmi terlampir dalam format PDF. Saya siap berdiskusi kapan pun Bapak/Ibu berkenan.
Hormat saya,
[Nama]
[Nomor Telepon]
Aturan Hukum: Masa Pemberitahuan 30 Hari
Banyak orang menulis surat resign tanpa tahu dasar aturannya. Padahal, ketentuan ini penting agar hak Anda tetap terjaga. Kami merujuk pada teks PP 35 Tahun 2021 di situs peraturan.go.id. Syarat yang sama juga tercantum dalam Pasal 154A UU Ketenagakerjaan sebagaimana diubah oleh UU Cipta Kerja.
Pasal 36 huruf i PP tersebut memuat tiga syarat bagi pekerja yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri:
- Pekerja mengajukan permohonan secara tertulis, selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri.
- Pekerja tidak terikat ikatan dinas.
- Pekerja tetap menjalankan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri.
Jika syarat itu terpenuhi, Pasal 50 memberi dua hak. Pertama, uang penggantian hak sesuai Pasal 40 ayat (4). Isinya antara lain cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, serta ongkos pulang ke tempat Anda diterima bekerja. Kedua, uang pisah yang besarannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Penjelasan hukumonline.com menambahkan dua hal. Pertama, ketentuan 30 hari itu merupakan batas minimal, sehingga perjanjian kerja atau peraturan perusahaan bisa menetapkan masa yang lebih panjang. Kedua, aturan perundang-undangan tidak secara tegas mengatur sanksi bagi pekerja yang resign tanpa pemberitahuan. Akibatnya, konsekuensinya bergantung pada aturan internal perusahaan.
Pekerja kontrak (PKWT) punya ketentuan tersendiri. Hukumonline.com merujuk Pasal 62 UU Ketenagakerjaan. Menurut penjelasan itu, pekerja PKWT yang resign sebelum kontrak habis wajib membayar ganti rugi sebesar upah sampai kontrak berakhir. Di sisi lain, Pasal 17 PP 35/2021 tetap mewajibkan pengusaha membayar uang kompensasi sesuai masa kerja yang sudah dijalani. Karena itu, baca kontrak Anda lebih dulu.
Catatan: bagian ini hanya informasi umum dan bukan nasihat hukum. Untuk kasus spesifik, misalnya uang pisah yang tidak ada aturannya, konsultasikan dengan ahli hukum ketenagakerjaan atau dinas ketenagakerjaan setempat.
Tips Sebelum Menyerahkan Surat
Pilih waktu yang tepat
Jika Anda resign untuk pindah kerja, pastikan penawaran tertulis dari tempat baru sudah Anda pegang. Selain itu, serahkan surat setelah Anda berbicara langsung dengan atasan. Atasan sebaiknya tidak tahu dari HRD lebih dulu. Hitung juga tanggal efektif dengan teliti. Misalnya, bila ingin berhenti pada akhir bulan, serahkan surat paling lambat 30 hari sebelumnya.
Sebelum itu, kalau Anda masih menyiapkan lamaran baru, pelajari cara membuat CV ATS agar lolos seleksi awal. Anda juga bisa membaca cara negosiasi gaji saat interview supaya posisi baru Anda lebih menguntungkan.
Jaga nada tetap sopan
Gunakan bahasa yang hormat dan netral. Ucapkan terima kasih meski pengalaman Anda tidak selalu menyenangkan. Mantan atasan Anda bisa saja dimintai referensi oleh perusahaan berikutnya.
Jangan tulis keluhan atau alasan negatif
Surat pengunduran diri adalah dokumen administrasi yang tersimpan di arsip karyawan. Oleh karena itu, jangan memuat kritik soal gaji, atasan, atau rekan kerja. Kalau perusahaan butuh umpan balik, sampaikan secara lisan saat wawancara keluar (exit interview). Alasan yang aman cukup berupa “melanjutkan karier” atau “alasan pribadi”.
Minta surat keterangan kerja
Surat keterangan kerja, yang sering disebut paklaring, berguna untuk melamar kerja berikutnya. Minta dari jauh hari, lalu tanyakan prosedur dan waktu penerbitannya. Menurut hukumonline.com, dalam praktik sebagian peraturan perusahaan mengatur sanksi bagi karyawan yang resign tanpa notice, misalnya tidak memberikan paklaring. Karena itu, penuhi masa pemberitahuan agar urusan ini lancar. Anda juga bisa meminta surat referensi dari atasan bila hubungan kerja Anda baik.
Rapikan serah terima pekerjaan
Buat daftar tugas yang sedang berjalan, lengkap dengan status, lokasi file, dan kontak penting. Kemudian, jadwalkan sesi serah terima dengan pengganti atau atasan. Kembalikan seluruh aset perusahaan, seperti laptop, kartu akses, dan seragam. Dokumentasi yang rapi membuat Anda pergi dengan reputasi baik.
Kesalahan Umum Saat Menulis Surat Resign
- Menulis tanpa tanggal efektif. HRD tidak bisa menghitung masa pemberitahuan dan hak Anda.
- Mengirim mendadak. Resign tanpa notice bisa memicu sanksi internal dan menghambat dokumen kerja.
- Menyelipkan keluhan. Surat jadi terkesan emosional dan merugikan citra Anda.
- Tidak menyimpan salinan. Tanpa bukti penyerahan, Anda sulit membuktikan kapan surat masuk. Minta tanda terima atau simpan email terkirim.
- Memberi tahu rekan kerja lebih dulu. Kabar bisa sampai ke atasan lewat orang lain.
- Salah nama atau jabatan penerima. Periksa ejaan dua kali sebelum mencetak.
- Mengabaikan kewajiban sampai hari terakhir. Pasal 36 huruf i mensyaratkan Anda tetap bekerja sampai tanggal pengunduran diri.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah contoh surat pengunduran diri harus bermaterai?
PP 35/2021 hanya mensyaratkan permohonan tertulis dan tidak menyebut materai. Sebagian perusahaan memintanya sebagai kebiasaan internal, jadi tanyakan ke HRD.
Bisakah resign sebelum 30 hari?
Anda bisa membicarakannya dengan perusahaan, tetapi syarat 30 hari ada dalam PP 35/2021. Hak uang penggantian hak dan uang pisah menurut Pasal 50 berlaku bagi pekerja yang memenuhi syarat tersebut. Kalau ingin lebih cepat, minta persetujuan tertulis dan cek aturan internal perusahaan.
Apakah resign mendapat pesangon?
Pasal 50 PP 35/2021 tidak menyebut uang pesangon untuk karyawan yang resign atas kemauan sendiri. Yang disebut adalah uang penggantian hak dan uang pisah, asalkan syarat Pasal 36 huruf i terpenuhi. Besaran uang pisah bergantung pada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Bagaimana kalau atasan menolak surat saya?
Ajukan lagi secara tertulis dan simpan bukti penyerahan. Jika tetap bermasalah, tanyakan ke dinas ketenagakerjaan atau konsultan hukum.
Langkah Berikutnya Setelah Surat Diterima
Setelah perusahaan menerima surat Anda, fokuslah menyelesaikan hari-hari terakhir dengan baik. Bila Anda masih mencari pekerjaan baru, baca contoh surat lamaran di artikel contoh surat lamaran kerja yang benar. Untuk lulusan baru, tersedia juga contoh surat lamaran kerja fresh graduate. Jika Anda berhenti karena situasi perusahaan yang tidak pasti, panduan tips mencari pekerjaan baru setelah terkena ancaman PHK bisa membantu.
Gunakan contoh surat pengunduran diri di atas sebagai kerangka. Sesuaikan isinya dengan kontrak kerja dan kebijakan perusahaan Anda, lalu serahkan dengan sikap profesional.
